Menü

Beschaffung

Digitalisieren Sie Ihren Einkauf: Nutzen Sie assistentengeführte Bestellanforderungen für Wissenschaftler, automatisierte Freigabe-Workflows und integrierte Beschaffungskataloge, um Ihre Logistik effizienter und Compliance-konform zu gestalten.“

Inhaltsverzeichnis

Digitaler Beschaffungsprozess: Von der Bedarfsanforderung bis zur Archivierung

Eine effiziente Beschaffung erfordert ein exaktes Zusammenspiel spezialisierter Systeme. Unsere Lösung bündelt Bedarfsplanung, logistische Abwicklung und revisionssichere Dokumentation in einem durchgängigen, medienbruchfreien Workflow.

Ihre Vorteile:

  • Integrierter Genehmigungsworkflow: Starten Sie Bedarfsanforderungen und Bestellfreigaben direkt in xtend.Science. Freigegebene Prozesse werden automatisiert an den Einkauf übergeben.
  • Effiziente logistische Abwicklung: Die HS Auftragsbearbeitung übernimmt die operative Durchführung des Einkaufs. Hier lassen sich zudem freie Bestellungen flexibel erfassen und verwalten.
  • Zentrale Dokumentenablage: Alle im Prozess entstehenden Dokumente werden automatisch im HS Dokumentenmanagement gespeichert. Dies sichert eine lückenlose Historie und erfüllt alle Anforderungen an die Revisionssicherheit.

Häufige Fragen:

  • Wie wird sichergestellt, dass nur genehmigte Bestellungen ausgelöst werden?
    Durch die feste Kopplung der Freigabeprozesse in xtend.Science mit der HS Auftragsbearbeitung ist gewährleistet, dass nur validierte Anforderungen in den Einkauf übergehen.
  • Sind die Dokumente auch später noch leicht auffindbar?
    Ja. Dank der tiefen Integration des Dokumentenmanagements sind alle Belege direkt mit dem jeweiligen Vorgang verknüpft und können jederzeit per Mausklick aufgerufen werden.

Bestellverwaltung: Flexibilität und Konnektivität im Einkauf

Eine effiziente Bestellverwaltung bildet die Brücke zwischen internem Bedarf und externer Beschaffung. Die HS Auftragsbearbeitung fungiert hierbei als zentrale Drehscheibe, um Bestellprozesse präzise abzubilden und die Kommunikation mit Lieferanten zu professionalisieren.

Ihre Vorteile:

  • Flexible Bestellerfassung: Erfassen Sie Bestellungen entweder vollständig frei oder übernehmen Sie diese automatisiert aus dem vorangehenden Bedarfsanforderungs- und Freigabeprozess von xtend.Science.
  • Professionelle Lieferantenkommunikation: Über den integrierten, flexiblen Reportgenerator erstellen Sie professionelle Bestelldokumente, die wahlweise gedruckt oder direkt per E-Mail versendet werden können.
  • Schnittstellenoffene Architektur: Profitieren Sie von der Möglichkeit, Bestellungen direkt mit den Systemen Ihrer Lieferanten zu koppeln. Ob Anbindung an Internetkataloge oder elektronischer Datenaustausch – das System ist für die Integration moderner Schnittstellen vorbereitet.

Häufige Fragen:

  • Wie erfolgt die Anbindung an externe Bestellsysteme oder Plattformen?
    Die Architektur ermöglicht die Einrichtung individueller Schnittstellen. Der genaue Workflow wird dabei exakt auf die technischen Möglichkeiten der jeweiligen Lieferantensysteme und Ihre internen Prozesse abgestimmt.
  • Können Rahmentermine oder Teillieferungen überwacht werden?
    Ja, die Lösung bietet umfangreiche Funktionen zur Überwachung offener Positionen, sodass Sie den Status Ihrer Bestellungen jederzeit im Blick behalten.

Bestellanforderung und Freigabe: Digitale Workflows für maximale Transparenz

Ein strukturierter Beschaffungsprozess beginnt bereits vor der eigentlichen Bestellung. xtend.Science digitalisiert den gesamten Anforderungs- und Genehmigungsworkflow, um Compliance-Vorgaben sicherzustellen und die Verwaltung spürbar zu entlasten.

Ihre Vorteile:

  • Assistentengeführte Erfassung: Bedarfsanforderungen werden intuitiv in einem Dialog erfasst. Alle relevanten Daten wie Kostenstellen, Artikel und Bestellwerte werden strukturiert aufgenommen – inklusive der Möglichkeit, Vergleichsangebote oder Dokumente direkt beizufügen.
  • Flexibles Workflow-Management: Definieren Sie individuelle Freigabe-Instanzen und Rollen (z. B. Kostenstellenverantwortliche, Einkauf oder Produktgruppenverantwortliche). So wird jede Anforderung automatisch durch die korrekten Prüfinstanzen geleitet.
  • Integrierte Vergabedokumentation: Bei notwendigen Ausschreibungen wird der Vorgang systemseitig pausiert. Die „Vergabeakte" lässt sich während des gesamten Prozesses mit Dokumenten ergänzen, bis ein Zuschlag erteilt wird.
  • Durchgängige Protokollierung: Mit Abschluss der Freigabe wird die Bestellung erzeugt. Ob zentral durch den Einkauf oder dezentral durch den Anforderer – das System führt lückenlos Buch über jeden Vorgang.

Häufige Fragen:

  • Wie wird die Revisionssicherheit bei Vergabeverfahren gewährleistet?
    Da alle Dokumente und Entscheidungsschritte direkt im Vorgang gespeichert werden, entsteht automatisch eine vollständige und revisionssichere Vergabeakte, die jederzeit für Prüfungen bereitsteht.
  • Können Freigabegrenzen (Betragsschwellen) hinterlegt werden?
    Ja. Die Workflows lassen sich so konfigurieren, dass ab bestimmten Wertgrenzen automatisch zusätzliche Instanzen oder spezialisierte Rollen zur Freigabe hinzugezogen werden.

Vertragsverwaltung: Proaktive Steuerung und automatisierte Budgetplanung

Die Verwaltung langfristiger Verpflichtungen erfordert höchste Sorgfalt, um das Budget präzise abzubilden und Kündigungsfristen nicht zu verpassen. Unsere Lösung bietet Ihnen ein zentrales Werkzeug, um Verträge nicht nur zu archivieren, sondern aktiv zu steuern.

Ihre Vorteile:

  • Zentrales Vertragsregister: Erfassen Sie alle Verträge mit ihren Kenndaten, wie Lieferanten, Laufzeiten und Kündigungsfristen. Alle zugehörigen Dokumente werden revisionssicher im integrierten HS Dokumentenmanagement hinterlegt.
  • Intelligente Wiedervorlage: Ein automatisierter Mechanismus stellt sicher, dass Verträge regelmäßig geprüft werden. Verantwortliche erhalten rechtzeitig vor Ablauf von Kündigungsfristen Erinnerungen, um proaktiv agieren zu können.
  • Integrierte Mittelbindung: Hinterlegen Sie Ausgabenpläne (auch auf Schätzbasis) direkt am Vertrag. Diese fließen automatisch als Mittelbindungen in Ihren Etat ein, sodass künftige Belastungen bereits heute in Ihrer Budgetübersicht berücksichtigt werden.

Häufige Fragen:

  • Wie sicher ist die Einhaltung von Kündigungsfristen?
    Durch das Wiedervorlagesystem ist ausgeschlossen, dass Kündigungstermine übersehen werden. Die verantwortlichen Personen werden systemseitig rechtzeitig benachrichtigt.
  • Können unterschiedliche Vertragstypen (z. B. Miet-, Wartungs- oder Projektverträge) verwaltet werden?
    Ja. Das System ist flexibel konfigurierbar, sodass Sie für jede Vertragsart die spezifischen Merkmale und Zahlungspläne individuell abbilden können.

Beschaffungskataloge und Artikelverwaltung: Effiziente Bedarfsdeckung

Um den Anforderungsprozess so einfach wie möglich zu gestalten und gleichzeitig die Datenqualität im Einkauf zu erhöhen, bietet die Lösung eine strukturierte Artikelverwaltung. Diese fungiert als zentraler Beschaffungskatalog für alle Anforderer im Institut.

Ihre Vorteile:

  • Zentraler Katalogzugriff: Stellen Sie Ihren Anforderern einen klar definierten Katalog zur Verfügung. Dies beschleunigt die Auswahl und sorgt für einheitliche Artikelbezeichnungen in allen Folgeprozessen.
  • Konkrete Artikel für Routinebedarfe: Hinterlegen Sie häufig beschaffte Güter als benannte Artikel mit allen Stammdaten. Dies reduziert den Erfassungsaufwand und minimiert Rückfragen im Einkauf.
  • Flexible „Pseudo-Artikel": Für einmalige oder sehr spezifische Bedarfe können Pseudo-Artikel genutzt werden. Hierbei erfolgt die detaillierte Beschreibung erst direkt während der Anforderung, ohne dass vorab ein neuer Stammsatz angelegt werden muss.

Häufige Fragen:

  • Können Artikel und Vorlagen schnell gefunden werden?
    Ja, durch die Strukturierung des Katalogs können Sie sicherstellen, dass die relevanten Artikel für die jeweiligen Anforderer schnell auffindbar sind.

Lieferantenverwaltung: Zentrale Steuerung und kontrollierte Beschaffung

Eine gepflegte Lieferantenbasis ist die Voraussetzung für einen reibungslosen Einkauf. Unsere Lösung bietet Ihnen eine zentrale Verwaltung Ihrer Partner und ermöglicht es, Beschaffungsbefugnisse präzise und individuell zu steuern.

Ihre Vorteile:

  • Zentrale Bereitstellung: Hinterlegte Lieferantendaten stehen den Anforderern direkt im Beschaffungsprozess zur Verfügung. Dies vermeidet Dubletten und sorgt für eine saubere Stammdatenqualität von Anfang an.
  • Individuelle Bestellberechtigungen: Sie entscheiden pro Lieferant, ob Anforderer dort eigenständig Bestellungen auslösen dürfen oder ob der Prozess zwingend über den zentralen Einkauf laufen muss (Self-Service-Steuerung).
  • Transparente Partnerstruktur: Behalten Sie den Überblick über Ihre Bezugsquellen und steuern Sie gezielt die Auswahl bevorzugter Lieferanten.

Häufige Fragen:

  • Kann die Auswahl auf zertifizierte Lieferanten beschränkt werden?
    Ja. Durch die zentrale Steuerung im System können Sie festlegen, welche Lieferanten für welche Warengruppen oder Anforderer sichtbar und zur Bestellung freigegeben sind.
  • Können neue Lieferanten schnell angelegt werden?
    Ja, Vorgänge mit neuen Lieferanten stoppen immer beim Einkauf. Dieser prüft den Lieferanten und kann ihn einfach per Knopfdruck im HS Finanzwesen und HS Auftragsbearbeitung anlegen.

Belegfluss und Workflow-Management: Prozessstabilität vom Bedarf bis zur Buchung

Ein effizienter Einkauf basiert auf klar definierten und praxiserprobten Belegstufen. Die HS Auftragsbearbeitung bildet diesen Fluss nahtlos ab und sorgt dafür, dass jeder Vorgang zu jedem Zeitpunkt transparent und revisionssicher dokumentiert ist.

Ihre Vorteile:

  • Bewährte Belegstufen: Nutzen Sie einen vordefinierten Standardprozess – von der Bedarfsanforderung und Bestellung bis hin zum Wareneingang und der finalen Eingangsrechnung mit automatischer Übergabe in die Buchhaltung.
  • Flexibilität im Tagesgeschäft: Das System passt sich Ihren Anforderungen an. Teilen Sie Vorgänge bei Teillieferungen oder fassen Sie mehrere Lieferungen bequem in einer Sammelrechnung zusammen.
  • Integrierte Kommunikation und Archivierung: Versenden Sie Dokumente direkt über den integrierten E-Mail-Client oder nutzen Sie den Druckversand. Die Anwendung übernimmt dabei vollautomatisch die digitale Archivierung und Versionierung im HS Dokumentenmanagement.

Häufige Fragen:

  • Wie wird die Historie eines Vorgangs nachgehalten?
    Durch die automatische Versionierung im Dokumentenmanagement bleibt jede Änderung an einem Beleg nachvollziehbar. Der gesamte Belegfluss ist somit „per Klick" auditierbar.
  • Entstehen Medienbrüche bei der Übergabe in die Finanzbuchhaltung?
    Nein. Nach Abschluss der Rechnungsprüfung werden die Daten medienbruchfrei an die Buchhaltung übergeben, was manuelle Erfassungsfehler ausschließt und den Prozess massiv beschleunigt.

Dokumentenmanagement und Compliance: Revisionssichere Archivierung für jedes Audit

Die lückenlose Dokumentation aller Geschäftsvorfälle ist die Voraussetzung für eine rechtssichere Institutsverwaltung. Unsere Lösung ermöglicht es Ihnen, jeder Belegstufe flexibel Dokumente beizufügen und diese zentral sowie GoBD-konform zu archivieren.

Ihre Vorteile:

  • Quellenunabhängige Digitalisierung: Integrieren Sie Dokumente nahtlos in Ihren Workflow – unabhängig davon, ob diese bereits digital (z. B. als E-Mail-Anhang) vorliegen oder erst durch einen Scan-Prozess digitalisiert werden müssen.
  • Zentrale Belegakte: Ordnen Sie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen direkt der entsprechenden Belegstufe zu. So entsteht eine digitale Akte, die alle relevanten Informationen an einem Ort bündelt.
  • Revisionssichere Ablage: Alle Dokumente werden im integrierten Dokumentenmanagement-System (DMS) gespeichert. Dies garantiert eine unveränderbare Archivierung und erfüllt die strengen rechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrung elektronischer Belege.

Häufige Fragen:

  • Wie einfach ist das Auffinden von Dokumenten bei einer Betriebsprüfung?
    Dank der direkten Verknüpfung zwischen Buchungsvorgang und Dokument im DMS lassen sich alle Belege sekundenschnell aufrufen. Suchzeiten in Archiven entfallen komplett.
  • Unterstützt das System die Anforderungen der GoBD?
    Ja. Die Lösung ist darauf ausgelegt, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form" (GoBD) vollumfänglich zu unterstützen.

Mehrsprachigkeit: Optimale Handhabung für Verwaltung und Wissenschaft

In einem internationalen Forschungsumfeld müssen Softwaresysteme unterschiedliche Nutzergruppen dort abholen, wo sie arbeiten. Unsere Lösung bietet eine differenzierte Sprachlogik, die sowohl die Anforderungen der deutschen Verwaltung als auch die Internationalität der Wissenschaft berücksichtigt.

Ihre Vorteile:

  • Anwenderorientierte Oberflächen: Während die HS Auftragsbearbeitung für die logistische Abwicklung in Deutsch gehalten ist (ideal für die Institutsverwaltung), bietet xtend.Science eine mehrsprachige Benutzeroberfläche. So können Wissenschaftler weltweit Bestellanforderungen und Freigaben in ihrer bevorzugten Sprache bearbeiten.
  • Internationale Lieferantenkommunikation: Über den flexiblen Reportgenerator der HS Auftragsbearbeitung können Sie Anfragen und Bestellungen problemlos in verschiedenen Fremdsprachen erzeugen. Dies sichert eine reibungslose Kommunikation mit Ihren globalen Partnern.
  • Effiziente Zusammenarbeit: Durch die klare Trennung der Sprachbereiche fördern Sie die Akzeptanz des Systems bei allen Beteiligten und minimieren Sprachbarrieren im Beschaffungsprozess.

Häufige Fragen:

  • Können Belege in der Sprache des Lieferanten erstellt werden?
    Ja, über den Reportgenerator lassen sich Vorlagen so konfigurieren, dass Bestelldokumente basierend auf den Lieferantenstammdaten direkt in der entsprechenden Fremdsprache ausgegeben werden.
  • Ist der Freigabeprozess für internationale Projektleiter verständlich?
    Absolut. Da der gesamte Freigabe-Workflow in der mehrsprachigen Umgebung von xtend.Science stattfindet, können auch nicht-deutschsprachige Verantwortliche ihre Budgetkontrolle sicher und intuitiv ausüben.

Frei definierbare Auswertungen: Maximale Transparenz durch individuelles Reporting

Jedes Forschungsinstitut hat spezifische Informationsbedarfe. Die HS Auftragsbearbeitung bietet Ihnen die Werkzeuge, um über den Standard hinaus maßgeschneiderte Analysen zu erstellen und Ihre Datenbasis bis ins kleinste Detail zu durchleuchten.

Ihre Vorteile:

  • Assistentengeführte Abfragen: Erstellen Sie eigene Auswertungen einfach und intuitiv. Ein integrierter Assistent führt Sie durch den Prozess, sodass Sie auch ohne Programmierkenntnisse individuelle Berichte generieren können.
  • Präzise Filtermöglichkeiten: Dank einer Vielzahl von Parametern und Optionen lassen sich auch spezifische Fragestellungen präzise beantworten – exakt zugeschnitten auf Ihre internen Abläufe.
  • Effizienter Drilldown: Behalten Sie die Details im Blick. Jede Auswertung bietet die Möglichkeit, per Mausklick direkt bis auf die Belegebene zurückzuverfolgen. So verifizieren Sie aggregierte Zahlen in Sekundenschnelle.

Häufige Fragen:

  • Können diese Auswertungen als Vorlagen für regelmäßige Berichte gespeichert werden?
    Ja, einmal definierte Abfragen können gespeichert und jederzeit mit aktuellen Daten neu aufgerufen werden, was den Aufwand für wiederkehrende Reportings minimiert.
  • Wie tief reicht der Drilldown bei komplexen Vorgängen?
    Der Drilldown führt Sie direkt bis zum digitalen Originalbeleg im Dokumentenmanagement. Damit ist die lückenlose Nachvollziehbarkeit vom Gesamtwert bis zur einzelnen Rechnungsposition gewährleistet.