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Fakturierung

Optimieren Sie Ihren Belegfluss vom Angebot bis zur Rechnung. Ob XRechnung oder ZUGFeRD – unsere Lösung garantiert einen normgerechten E-Rechnungsversand und unterstützt komplexe steuerliche Sachverhalte im internationalen Forschungskontext.“

Inhaltsverzeichnis

Belegfluss und Workflow-Management: Prozessstabilität bei maximaler Flexibilität

Ein effizienter Einkauf basiert auf klar definierten und praxiserprobten Abläufen. Die HS Auftragsbearbeitung bildet diesen Fluss nahtlos ab und bietet Ihnen gleichzeitig den Spielraum, Ihre internen Organisationsstrukturen exakt abzubilden.

Ihre Vorteile:

  • Bewährte Standard-Prozesse: Nutzen Sie etablierte Belegstufen – vom Angebot, Auftrag und Lieferschein bis zur finalen Rechnung mit automatischer Übergabe in die Buchhaltung.
  • Individuell erweiterbare Belegarten: Über die üblichen Geschäftsbelege hinaus können Sie jederzeit eigene Belegarten definieren, um spezifische institutseigene Vorgänge (z. B. interne Verrechnungen oder Leihscheine) abzubilden.
  • Frei definierbare Ablauffolgen: Bestimmen Sie selbst, welche Belegstufen aufeinanderfolgen. Die Workflow-Logik ist flexibel konfigurierbar und passt sich Ihren individuellen Freigabe- und Bearbeitungsketten an.
  • Teilen und Sammeln von Vorgängen: Das System erlaubt es Ihnen, Vorgänge bei Teillieferungen aufzusplitten oder mehrere Belege in einer Sammelrechnung zusammenzuführen – für maximale Effizienz im Tagesgeschäft.

Häufige Fragen:

  • Bleibt die Revisionssicherheit bei individuellen Belegstufen erhalten?
    Absolut. Auch selbst definierte Belegarten durchlaufen die automatische Archivierung und Versionierung im Dokumentenmanagement, sodass der gesamte Pfad jederzeit lückenlos nachvollziehbar bleibt.

E-Rechnungs-Versand: Konformität bei Ausgangsrechnungen

Mit der zunehmenden Verpflichtung zum elektronischen Rechnungsversand an öffentliche Auftraggeber und Geschäftspartner steigen die Anforderungen an die bereitgestellten Datenformate. Die HS Auftragsbearbeitung stellt sicher, dass Ihre Ausgangsrechnungen stets den aktuellen europäischen Normen entsprechen.

Ihre Vorteile:

  • Normgerechte Erstellung: Erzeugen Sie Ausgangsrechnungen vollautomatisch nach dem Standard EN 16931. Damit erfüllen Sie alle gesetzlichen Vorgaben für den digitalen Rechnungsverkehr.
  • Flexible Formatwahl: Die Lösung unterstützt die gängigen Formate ZUGFeRD (die hybride Kombination aus PDF und XML) sowie XRechnung (das rein strukturierte XML-Format).
  • Individuelle Kundenkonfiguration: Welches Format zum Einsatz kommt, lässt sich pro Empfänger und sogar pro Vorgang individuell festlegen. So reagieren Sie flexibel auf die technischen Anforderungen Ihrer Projektpartner oder Zuwendungsgeber.

Häufige Fragen:

  • Können XRechnungen direkt an zentrale Rechnungseingangsplattformen (z. B. des Bundes) übermittelt werden?
    Ja. Die erzeugten XML-Dateien sind valide und für den Upload oder Versand an die gängigen Portale optimiert.
  • Ist für den Versand von ZUGFeRD-Rechnungen ein separates Programm nötig?
    Nein. Die Erstellung erfolgt direkt aus dem Belegfluss der HS Auftragsbearbeitung heraus, wobei das System die XML-Daten automatisch in das PDF-Dokument einbettet.

Steuerliche Prozesssicherheit: Automatisierte Erkennung komplexer Sachverhalte

Die korrekte umsatzsteuerliche Behandlung ist in der Institutsverwaltung aufgrund internationaler Kooperationen oft anspruchsvoll. Die HS Auftragsbearbeitung entlastet Ihre Buchhaltung durch eine intelligente Automatisierung, die auch bei speziellen Steuerfällen für Rechtssicherheit sorgt.

Ihre Vorteile:

  • Intelligente Automatik: Das System ist darauf ausgelegt, nahezu alle gängigen Umsatzsteuerfälle selbstständig zu erkennen. Basierend auf den Stammdaten und der Belegart erfolgt die Kontierung sowie die steuerliche Zuordnung weitgehend automatisiert.
  • Individuelle Interventionsmöglichkeit: Trotz hoher Automatisierung behalten Sie die volle Kontrolle. Die steuerliche Situation sowie die Kontierung können in jedem Beleg individuell geprüft und bei Bedarf manuell angepasst werden.
  • Flexibilität bei Sonderfällen: Ob grenzüberschreitende Dienstleistungen oder spezifische steuerbefreite Forschungsprojekte – das System bietet die nötige Flexibilität, um auch seltene steuerliche Konstellationen korrekt abzubilden.

Häufige Fragen:

  • Wie sicher werden Auslandssachverhalte (z. B. Drittland oder EU) erkannt?
    Durch die Verknüpfung von Kundenstammdaten (USt-IdNr., Land) und Leistungsart schlägt das System automatisch die korrekte steuerliche Behandlung vor und minimiert so das Risiko von Fehlbuchungen.
  • Können Steueränderungen zeitpunktgenau berücksichtigt werden?
    Ja. Die Steuerlogik ist im System so hinterlegt, dass auch gesetzliche Änderungen oder unterschiedliche Steuersätze pro Position sicher verarbeitet werden.

Internationaler Belegverkehr: Sprachenvielfalt

Die Zusammenarbeit mit globalen Forschungspartnern und Kunden erfordert eine Kommunikation ohne Sprachbarrieren. Mit dem Modul Fremdwährung/Fremdsprachen zur HS Auftragsbearbeitung professionalisieren Sie Ihren internationalen Schriftverkehr und passen Ihre Dokumente exakt an die Bedürfnisse Ihrer Partner an.

Ihre Vorteile:

  • Freie Sprachdefinition: Das Modul ermöglicht es Ihnen, Belege in jeder beliebigen Sprache mit lateinischen Buchstaben einzurichten. Sie sind nicht auf Standardvorgaben angewiesen, sondern können die Terminologie individuell festlegen.
  • Automatisierte Zuweisung: Hinterlegen Sie die gewünschte Korrespondenzsprache direkt in den Stammdaten Ihrer Kunden. Das System wählt bei der Belegerstellung automatisch die korrekte Sprachvariante aus.
  • Globale Professionalität: Ob Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen – durch die zielgruppengerechte Ansprache in der jeweiligen Landessprache stärken Sie die Effizienz Ihrer internationalen Prozesse und vermeiden Missverständnisse.

Häufige Fragen:

  • Können auch spezifische Fachbegriffe für wissenschaftliche Geräte übersetzt werden?
    Ja. Durch die flexible Einrichtung der Belegvorlagen können Sie sicherstellen, dass auch technische Spezifikationen und Fachtermini korrekt in die Zielsprache übertragen werden.

Individuelle Analysen: Maximale Transparenz durch flexible Abfragen

Standardberichte stoßen oft an ihre Grenzen, wenn spezifische Ad-hoc-Analysen für die Institutsleitung oder externe Prüfer benötigt werden. Die HS Auftragsbearbeitung bietet Ihnen Mechanismen, um Ihre operativen Daten individuell auszuwerten und tiefgreifende Einblicke in Ihre Prozesse zu gewinnen.

Ihre Vorteile:

  • Assistentengeführtes Reporting: Erstellen Sie maßgeschneiderte Abfragen einfach und intuitiv. Ein integrierter Assistent führt Sie schrittweise durch die Konfiguration, sodass Sie auch komplexe Berichte ohne IT-Spezialwissen generieren können.
  • Präzise Analysetiefe: Nutzen Sie eine Vielzahl an Parametern und Filtern, um selbst speziellste Fragestellungen zu beantworten.
  • Effizienter Drilldown: Behalten Sie die volle Kontrolle über die Datenherkunft. Jede Auswertung ermöglicht es Ihnen, per Mausklick von der aggregierten Summe bis auf die einzelne Belegebene vorzudringen, um Werte unmittelbar zu verifizieren.

Häufige Fragen:

  • Können diese Auswertungen für wiederkehrende Berichte gespeichert werden?
    Ja. Einmal konfigurierte Abfragen lassen sich als Vorlagen speichern und jederzeit mit tagesaktuellen Daten erneut aufrufen, was den manuellen Aufwand für Ihr monatliches Reporting erheblich reduziert.
  • Wie weit reicht die Rückverfolgbarkeit (Drilldown)?
    Der Drilldown führt Sie konsequent bis zum digitalen Originalbeleg im Dokumentenmanagement. Damit ist die lückenlose Nachvollziehbarkeit jedes Buchungswerts für Audits und Revisionen garantiert.