Dokumenten­management (DMS)

In der modernen Institutsverwaltung ist die rechtssichere Aufbewahrung von Dokumenten weit mehr als eine Pflichtaufgabe – sie ist das Rückgrat für jedes Audit und jede Betriebsprüfung. Das HS DMS bietet Ihnen eine sichere Umgebung, um Dokumente aller Art zentral zu verwalten und revisionssicher zu archivieren.

Ihre Vorteile:

• Revisionssichere Speicherumgebung: Erfüllen Sie Compliance-Standards. Das System ist speziell darauf ausgelegt, Dokumente unveränderbar und GoBD-konform zu speichern, sodass die Integrität Ihrer Daten jederzeit garantiert ist.
• Zentraler Informationspool: Ob E-Mails, gescannte Verträge, Rechnungen oder Nachweise – bündeln Sie alle Dokumente in einer zentralen Umgebung statt in verteilten Dateistrukturen oder Papierarchiven.
• Nahtlose Systemintegration: Das DMS agiert nicht isoliert, sondern ist tief in die Prozesse von Finanzwesen, Auftragsbearbeitung und xtend.Science integriert. Dokumente sind so immer genau dort verfügbar, wo sie im Arbeitsalltag benötigt werden.

Häufige Fragen:

• Wie wird die Manipulationssicherheit der Dokumente gewährleistet?
  Durch technische Mechanismen wie Versionierung und Protokollierung stellt das HS DMS sicher, dass Dokumente im Sinne der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten vor nachträglichen Änderungen geschützt sind.
• Können auch fachfremde Dokumente (z. B. Korrespondenz mit Fördergebern) abgelegt werden?
  Ja. Das System ist flexibel für Dokumente aller Art konzipiert. Sie können individuelle Ablagestrukturen definieren, um neben Buchungsbelegen auch den gesamten projektrelevanten Schriftverkehr sicher zu archivieren.

Die Einhaltung gesetzlicher Archivierungspflichten ist für Forschungsinstitute, die öffentlicher Aufsicht und regelmäßigen Audits unterliegen, unerlässlich. Das HS DMS bildet in Kombination mit Ihren internen Prozessen ein lückenloses Schutzschild für Ihre Dokumentenintegrität.

Ihre Vorteile:

• Zertifizierte Rechtssicherheit: In Verbindung mit einer individuell erstellten Verfahrensdokumentation gewährleistet das System eine revisionssichere Archivierung gemäß den strengen Anforderungen der GoBD und GoBS.
• Lückenlose Versionierung: Jede Veränderung an einem Dokument (inkl. seiner Metadaten) wird vom System automatisch dokumentiert. Da jede Version dauerhaft gespeichert wird, bleibt die Historie eines Vorgangs auch Jahre später im Detail nachvollziehbar.
• Maximale Löschkontrolle: Ein physikalisches Löschen von Dokumenten ist durch ein restriktives Rechtesystem unterbunden. In der Standardkonfiguration ist die Vernichtung von Belegen ausgeschlossen; jeder dennoch autorisierte Löschvorgang wird manipulationssicher protokolliert.

Häufige Fragen:

• Wie unterstützt das System die Vorbereitung auf externe Audits?
  Durch die lückenlose Historie und die Unveränderbarkeit der Belege können Sie Prüfern jederzeit einen validen Prüfpfad (Audit Trail) präsentieren, der die Korrektheit Ihrer Unterlagen zweifelsfrei belegt.
• Ist eine nachträgliche Manipulation von Archivdaten möglich?
  Nein. Die technische Architektur des HS DMS verhindert ein Überschreiben oder unbemerktes Ändern archivierter Dokumente und erfüllt damit die Kernanforderung an eine revisionssichere Langzeitarchivierung.

Hohe Revisionssicherheit: Compliance nach GoBD und GoBS

Die Einhaltung gesetzlicher Archivierungspflichten ist für Forschungsinstitute, die öffentlicher Aufsicht und regelmäßigen Audits unterliegen, unerlässlich. Das HS DMS bildet in Kombination mit Ihren internen Prozessen ein lückenloses Schutzschild für Ihre Dokumentenintegrität.

Ihre Vorteile:

• Zertifizierte Rechtssicherheit: In Verbindung mit einer individuell erstellten Verfahrensdokumentation gewährleistet das System eine revisionssichere Archivierung gemäß den strengen Anforderungen der GoBD und GoBS.
• Lückenlose Versionierung: Jede Veränderung an einem Dokument (inkl. seiner Metadaten) wird vom System automatisch dokumentiert. Da jede Version dauerhaft gespeichert wird, bleibt die Historie eines Vorgangs auch Jahre später im Detail nachvollziehbar.
• Maximale Löschkontrolle: Ein physikalisches Löschen von Dokumenten ist durch ein restriktives Rechtesystem unterbunden. In der Standardkonfiguration ist die Vernichtung von Belegen ausgeschlossen; jeder dennoch autorisierte Löschvorgang wird manipulationssicher protokolliert.

Häufige Fragen:

• Wie unterstützt das System die Vorbereitung auf externe Audits?
  Durch die lückenlose Historie und die Unveränderbarkeit der Belege können Sie Prüfern jederzeit einen validen Prüfpfad (Audit Trail) präsentieren, der die Korrektheit Ihrer Unterlagen zweifelsfrei belegt.
• Ist eine nachträgliche Manipulation von Archivdaten möglich?
  Nein. Die technische Architektur des HS DMS verhindert ein Überschreiben oder unbemerktes Ändern archivierter Dokumente und erfüllt damit die Kernanforderung an eine revisionssichere Langzeitarchivierung.

In einer vernetzten Institutsverwaltung ist es entscheidend, dass alle Beteiligten auf derselben Informationsbasis arbeiten. Das HS DMS fungiert als zentraler Ankerpunkt, der Redundanzen vermeidet und sicherstellt, dass Informationen anwendungsübergreifend konsistent zur Verfügung stehen.

Ihre Vorteile:

• Einheitliche Dateninstanz: Alle Anwendungen greifen auf dieselbe Instanz des Dokumentenmanagements zu. Damit ist garantiert, dass jeder Anwender – egal ob aus Einkauf, Buchhaltung, Controlling oder Wissenschaft – stets mit dem aktuellsten Dokumentenstand arbeitet.
• Anwendungsübergreifende Verfügbarkeit: Ein Dokument, das in der Auftragsbearbeitung erfasst wurde, steht unmittelbar auch allen anderen Anwendungen zur Verfügung. Dies spart Zeit und eliminiert den Aufwand für den manuellen Datenaustausch zwischen Abteilungen.
• Zentrales Berechtigungsmanagement: Der Zugriff wird nicht über die jeweilige Anwendung, sondern über ein übergreifendes Benutzer-Rechtesystem gesteuert. So erhält jeder Mitarbeiter exakt die Einblicke, die für seine Rolle definiert sind – sicher und revisionskonform.

Häufige Fragen:

• Was passiert, wenn ein Dokument in einer Anwendung aktualisiert wird?
  Da alle Programme auf denselben Speicherort zugreifen, sind Änderungen sofort für alle berechtigten Nutzer systemweit sichtbar. Es gibt keine veralteten „Schattenkopien" mehr.
• Kann ein Wissenschaftler im Projekt-Controlling dieselben Belege sehen wie die Buchhaltung?
  Ja, sofern die entsprechenden Benutzerrechte vergeben wurden. Der Zugriff ist unabhängig vom genutzten Modul und folgt ausschließlich den individuellen Sicherheitsvorgaben Ihres Instituts.