Finanz­buchhaltung

In der Institutsverwaltung zählen Präzision und Verlässlichkeit. Das HS Finanzwesen optimiert Ihre steuerlichen Prozesse, indem es die Erstellung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen (UVA) und Zusammenfassenden Meldungen (ZM) vollständig automatisiert.

Ihre Vorteile:

• Zentrale Abwicklung: Erzeugen Sie Meldungen für eine einzelne oder eine gemeinsame Steuernummer direkt aus dem System.
• Fehlerprävention: Durch den direkten Datenfluss aus der Buchhaltung entfallen manuelle Übertragungsfehler.
• Compliance-konform: Erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen an das Meldewesen mit nur wenigen Klicks.

So wird aus einer Pflichtaufgabe ein hocheffizienter Workflow, der Ihre Buchhaltung spürbar entlastet.

Häufige Fragen:

• Gibt es eine integrierte Lösung für den Datentransfer an die Finanzbehörden?
  Ja. Über das direkt angebundene Dienstprogramm „Elektronische Meldungen" werden Ihre UVA- und ZM-Daten sicher und verschlüsselt an die Finanzbehörden übertragen. Ein manueller Export oder der Wechsel in externe Programme (wie ElsterFormular) entfällt komplett.
• Wie sicher ist die Datenübermittlung?
  Die Übertragung erfolgt über zertifizierte Schnittstellen, die laufend an die aktuellen Sicherheitsstandards der Finanzverwaltung angepasst werden. Damit ist ein reibungsloser und gesetzeskonformer Meldeprozess jederzeit gewährleistet.
• Können Meldungen vor dem Versand noch einmal geprüft werden?
  Absolut. Das System erstellt vor der Übermittlung ein detailliertes Protokoll. So können Sie alle Werte in Ruhe validieren, bevor Sie den Versand final freigeben.

Ein rechtssicherer Jahresabschluss ist das Fundament jeder Institutsverwaltung. Das HS Finanzwesen unterstützt Sie dabei, Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV) nach Handelsrecht effizient und lückenlos zu erstellen.

Ihre Vorteile:

• Vollständigkeit garantiert: Integrierte Prüfsysteme stellen sicher, dass alle Konten korrekt berücksichtigt werden und Ihre Auswertungen konsistent sind.
• Maximale Flexibilität: Neben den Standard-Reports können Sie jederzeit individuelle Auswertungen erstellen, die exakt auf die Anforderungen Ihres Instituts zugeschnitten sind.
• Zukunftssichere E-Bilanz: Mit dem Modul E-Bilanz übermitteln Sie Jahresabschlüsse konform an die Finanzbehörden. Die gesetzlichen Taxonomien werden laufend gepflegt, sodass diese stets auf dem aktuellen Stand sind.

Häufige Fragen:

• Wie aufwendig ist die Umstellung bei neuen Taxonomien?
  Gering. Durch die laufende Pflege der Taxonomien entfällt für Sie der manuelle Anpassungsaufwand.
• Wir möchten unseren Jahresabschluss nicht selbst erstellen. Ist es möglich, die Buchungen für den Steuerberater zu exportieren?
  Ja, dies ist möglich. Durch die integrierte Funktion zum Export der Buchungsdaten im DATEV-CSV-Format können Buchungen exportiert werden. Dieses Format kann von nahezu allen Buchhaltungssystemen – auch dem vom Steuerberater – eingelesen werden. Eventuelle Nachbuchungen des Steuerberaters können über dieses Format ebenso wieder eingelesen werden.

Ein effizientes Management der offenen Posten ist das Herzstück einer reibungslosen Institutsverwaltung. Das HS Finanzwesen automatisiert Ihre Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung und sorgt dafür, dass Ihre Zahlungsströme jederzeit transparent und sicher bleiben.

Ihre Vorteile:

• Intelligentes Mahnwesen: Nutzen Sie automatisierte Mahnvorschläge, die Sie individuell anpassen können. Ob Mahnfristen, Gebühren oder der Versandweg (Post/E-Mail) – Sie behalten die volle Flexibilität.
• Sicherer Zahlungsverkehr: Erstellen Sie Zahlungsträgerdateien in allen gängigen Formaten für Ihre Bankprogramme. Skonti werden optimal ausgenutzt und Teilzahlungen präzise abgebildet.
• Höchste Prozesssicherheit: Durch systemseitige Prüfmechanismen werden Doppelzahlungen oder verspätete Zahlungen bei korrekter Systembedienung konsequent ausgeschlossen.

Häufige Fragen:

• Können unterschiedliche Mahnzyklen für verschiedene Debitoren hinterlegt werden?
  Ja, Zeiträume und Konditionen lassen sich individuell steuern, um beispielsweise auf die Besonderheiten verschiedener Fördergeber oder Projektpartner einzugehen.
• Unterstützt das System auch den internationalen Zahlungsverkehr?
  Sie können mit dem HS Finanzwesen SEPA-Dateien erzeugen, die für den Zahlungsverkehr in allen SEPA-Teilnehmerstaaten (EU/EWR und weitere assoziierte Länder) gültig sind. Echte Auslandsüberweisungen (internationale Zahlungen außerhalb des SEPA-Raums) sind derzeit standardmäßig nicht vorgesehen.

Eine detaillierte Kostenrechnung ist die Voraussetzung für eine transparente Mittelverwendung und ein belastbares Projektcontrolling. Das HS Finanzwesen bietet Ihnen hierfür ein hochflexibles Gerüst, das sich exakt an die Struktur Ihres Instituts anpasst.

Ihre Vorteile:

• Hohe Skalierbarkeit: Legen Sie Kostenstellen und Kostenträger in beliebiger Anzahl an. Bezeichnungen und Nummernkreise können Sie dabei vollkommen frei nach Ihren internen Vorgaben definieren.
• Sicherung der Datenqualität: Durch die konfigurierbare Buchungslogik können Sie die Eingabe von Kostenstellen und Kostenträgern als Pflichtfelder erzwingen. Dies garantiert eine lückenlose Vollkostenrechnung und verhindert Fehlbuchungen.
• Flexibles Reporting: Führen Sie Ad-hoc-Abgleiche und detaillierte Auswertungen durch, um die Budgeteinhaltung Ihrer Projekte oder Abteilungen in Echtzeit zu überwachen.

Häufige Fragen:

• Unterstützt das System die Trennungsrechnung zwischen wirtschaftlichen und nicht-wirtschaftlichen Bereichen?
  Ja, durch die freie Definition der Nummernkreise und die erzwungene Kostenzuordnung lassen sich die Anforderungen der Trennungsrechnung sauber und revisionssicher abbilden.
• Können Kostenstellenstrukturen nachträglich geändert werden?
  Das System ist so flexibel ausgelegt, dass Anpassungen an Ihrer Organisationsstruktur jederzeit im Rahmen der Stammdatenpflege vorgenommen werden können.

Von hochspezialisierten Laborgeräten bis zur IT-Infrastruktur – eine präzise Anlagenbuchhaltung ist für die Bilanzierung und das Controlling in der Forschung unerlässlich. Mit dem HS Finanzwesen verwalten Sie Ihr Inventar rechtssicher und behalten die Abschreibungsverläufe stets im Blick.

Ihre Vorteile:

• Detaillierte Inventarverwaltung: Erfassen und verwalten Sie Standorte, Kostenstellen, Kostenträger und Nutzungsdauern individuell für jedes Wirtschaftsgut.
• Automatisierte Abschreibungsläufe: Das System führt Abschreibungsbuchungen nach Handelsrecht wahlweise monatlich oder jährlich vollautomatisch durch. Das reduziert den manuellen Aufwand und minimiert die Fehlerquote.
• Maximale Flexibilität: Nachträgliche Minderungen, Zuschreibungen oder Änderungen in den Abschreibungsverläufen lassen sich jederzeit prozesssicher abbilden und dokumentieren.

Häufige Fragen:

• Wie wird der Verbleib von Großgeräten dokumentiert?
  Durch die frei wählbaren Standort- und Kostenstellenfelder im Anlagenstamm ist eine lückenlose Historie und Lokalisierung jedes Inventargegenstands jederzeit gewährleistet.
• Können geförderte Anlagen (Drittmittel) separat abgebildet werden?
  Ja, über die Verknüpfung mit Kostenstellen und spezifischen Abschreibungsschlüsseln lassen sich drittmittelfinanzierte Anlagen exakt nach den Vorgaben der Fördergeber verwalten.

Ob Institutsbarkasse oder spezialisierte Kassensysteme – das Modul Kasse bündelt Ihre Barzahlungsströme sicher im HS Finanzwesen. Durch flexible Schnittstellen binden Sie externe Datenquellen ohne manuellen Erfassungsaufwand direkt in Ihre Buchhaltung ein.

Ihre Vorteile:

• Zentrale Verwaltung: Verwalten Sie eine unbegrenzte Anzahl an Kassenbüchern übersichtlich in einem System.
• Moderne Schnittstellen-Architektur: Importieren Sie Buchungen einfach per CSV-Schnittstelle oder nutzen Sie die vollautomatisierte Anbindung über unsere leistungsstarke REST-API.
• Durchgängiger Datenaustausch: Relevante Daten für Ihre Kassensysteme lassen sich jederzeit via ODBC oder REST-API auslesen, was eine bidirektionale Kommunikation und maximale Transparenz ermöglicht.

Häufige Fragen:

• Können dezentrale Standorte ihre Kassendaten selbstständig zuliefern?
  Ja. Über die CSV-Schnittstelle oder die API können Datenformate aus unterschiedlichen Quellen standardisiert importiert werden, sodass die zentrale Buchhaltung stets aktuell bleibt.
• Ist das System für künftige digitale Anforderungen gerüstet?
  Durch die Bereitstellung einer modernen REST-API ist die Kassenbuchhaltung zukunftssicher aufgestellt und lässt sich in moderne IT-Infrastrukturen integrieren.

Mit dem Übergang zur obligatorischen E-Rechnung steigen die Anforderungen an die Verarbeitungsgeschwindigkeit und Archivierung. Die Rechnungseingangsverarbeitung transformiert Ihre Kreditorenbuchhaltung in einen hocheffizienten, teilautomatisierten Workflow.

Ihre Vorteile:

• Zukunftssichere Standard-Konformität: Verarbeiten und validieren Sie elektronische Rechnungsformate (insbesondere nach EN 16931, wie XRechnung und ZUGFeRD) direkt und rechtssicher im System.
• Integrierter Freigabeprozess: Nutzen Sie digitale Workflows für die Prüfung und Freigabe von Rechnungen. Dies beschleunigt die Durchlaufzeiten und sorgt für volle Transparenz über den aktuellen Bearbeitungsstatus.
• Nahtlose Archivierung: Durch die direkte Anbindung an das HS Dokumentenmanagement werden Belege revisionssicher abgelegt. Besonders komfortabel: Rufen Sie die zugehörigen Belegbilder direkt aus dem HS Finanzwesen auf – ohne Systemwechsel.

Häufige Fragen:

• Wie wird die Revisionssicherheit bei der Archivierung gewährleistet?
  Das integrierte HS Dokumentenmanagement erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an die unveränderbare Ablage und GoBD-konforme Aufbewahrung Ihrer digitalen Belege.
• Können Freigabestufen individuell für verschiedene Institute definiert werden?
  Ja, die Freigabe-Workflows lassen sich flexibel an Ihre Organisationsstruktur und die geltenden Unterschriftenregelungen anpassen.

Der manuelle Abgleich von Bankbewegungen ist zeitintensiv und fehleranfällig. Die Kontierung optimiert diesen Prozess, indem es Ihre Bankauszugsdaten direkt in das HS Finanzwesen integriert und die Zuordnung weitgehend automatisiert.

Ihre Vorteile:

• Nahtloser Datenimport: Lesen Sie elektronische Bankauszüge in allen gängigen, banküblichen Formaten (z. B. CAMT) unkompliziert ein.
• Intelligente Teilautomatisierung: Das System erkennt wiederkehrende Buchungsmuster und ordnet Zahlungen den entsprechenden offenen Posten oder Sachkonten automatisch zu. Sie müssen lediglich Ausnahmefälle manuell prüfen.
• Beschleunigte Abschlüsse: Durch die tagesaktuelle Verarbeitung Ihrer Bankdaten reduzieren Sie den Aufwand für den Monats- und Jahresabschluss erheblich.

Häufige Fragen:

• Wie hoch ist die Trefferrate bei der automatischen Zuordnung?
  Dank lernfähiger Suchbäume und konfigurierbarer Buchungsregeln erreicht das System eine sehr hohe Automatisierungsquote, die sich mit jedem Verarbeitungslauf weiter verfeinert.
• Können auch komplexe Verwendungszwecke erkannt werden?
  Ja, das Modul lässt sich so konfigurieren, dass spezifische Informationen im Verwendungszweck – wie Rechnungsnummern – gezielt für die Kontierung herangezogen werden.

Regelmäßig wiederkehrende Geschäftsvorfälle – wie Mietzahlungen, Leasingraten oder feste Wartungspauschalen – binden wertvolle Zeit in der manuellen Erfassung. Mit der Funktion Wiederkehrende Buchungen im HS Finanzwesen automatisieren Sie diese Routineaufgaben und erhöhen gleichzeitig Ihre Prozesssicherheit.

Ihre Vorteile:

• Zentrale Verwaltung: Erstellen und verwalten Sie alle Dauerbuchungen übersichtlich an einer Stelle. Einmal angelegt, generiert das System die Buchungen nach Ihren Zeitvorgaben.
• Termingerechte Abwicklung: Durch den integrierten Lauf stellen Sie sicher, dass kein Beleg vergessen wird.
• Reduzierte Fehlerquote: Da die Kontierung und die Beträge im Dauerbeleg fest hinterlegt sind, werden manuelle Übertragungsfehler bei der monatlichen Erfassung konsequent vermieden.

Häufige Fragen:

• Können Beträge bei Dauerbuchungen flexibel angepasst werden?
  Ja. Bestehende Dauerbuchungen lassen sich jederzeit modifizieren, falls sich beispielsweise Ratenbeträge oder Laufzeiten ändern, ohne dass der Beleg komplett neu angelegt werden muss.
• Ist eine zeitliche Befristung der Buchungen möglich?
  Selbstverständlich. Sie können für jeden wiederkehrenden Beleg ein Start- und Enddatum definieren, sodass die Buchungen nach Ablauf eines Vertrages automatisch eingestellt werden.