Kosten- und Leistungs­rechnung

Um den komplexen Anforderungen von Forschungsinstituten gerecht zu werden, trennt unsere Lösung konsequent zwischen Haushaltsbetrachtung und Kostenrechnung. Dies ermöglicht Ihnen eine rechtssichere Vollkostenrechnung bei gleichzeitig maximaler Transparenz in der Mittelverwendung.

Ihre Vorteile:

• Garantierte Datenqualität: Durch einen konfigurierbaren Eingabezwang im HS Finanzwesen stellen Sie sicher, dass alle relevanten Buchungen lückenlos mit Kostenstellen und Kostenträgern versehen werden. Fehlbuchungen werden so bereits an der Quelle ausgeschlossen.
• Saubere Trennung von Haushalt und KLR: Bilden Sie Investitionen und Abschreibungen parallel ab. Während die Anschaffung einer Anlage als Ausgabe im Haushalt (Kostenstelle) erscheint, fließen die Abschreibungen neutral in die Kostenrechnung (Kostenträger) ein. So behalten Sie die Kontrolle über den Zahlungsstrom und Aufwandsbuchung.
• Strukturiertes Ebenenmodell: Nutzen Sie ein transparentes Drei-Ebenen-Modell zur Abbildung Ihrer Organisationsstruktur:
  • Ebene 1: Infrastruktur und Gebäude
  • Ebene 2: Verwaltung und Support
  • Ebene 3: Wissenschaft und Forschung

Intelligente Umlagen und Gemeinkostenmanagement

Die exakte Verteilung von Gemeinkosten ist die Basis für eine belastbare Kalkulation. Das System automatisiert diesen Prozess durch eine logische Kaskadierung der Kostenströme.

Der Umlage-Prozess im Detail:

• Direkte Kostenzuordnung: Erfassen Sie projektbezogene Kosten unmittelbar auf den betreffenden Kostenträgern der Wissenschaftsebene.
• Kaskadierende Umlagen: Die Kosten der Ebenen 1 und 2 werden systematisch umgelegt, bis alle Aufwände der Vollkostenrechnung final in der Ebene 3 (Wissenschaft) abgebildet sind. Dies sichert eine lückenlose Datenbasis.
• Datenbasierte Schlüsselbildung: Die Umlageschlüssel basieren entweder auf festen Anwendervorgaben oder resultieren aus der integrierten Projektzeiterfassung. So wird der tatsächliche Ressourcenverbrauch verursachungsgerecht abgebildet.

Transparenz in der Umlage
Damit Ihre KLR nicht zur „Blackbox" wird, bietet das System umfangreiche Nachweismöglichkeiten für jede Umlage.

Häufige Fragen:

• Wie nachvollziehbar sind die Umlagen für die Institutsleitung?
  Alle Umlageschritte werden übersichtlich in einem detaillierten Umlagebogen dargestellt. Anwender können jeden Wert vollständig bis zur Quelle zurückverfolgen und so die Validität der Daten jederzeit bestätigen.

Die Projektzeiterfassung ist das Bindeglied zwischen der wissenschaftlichen Tätigkeit und der kaufmännischen Kostenrechnung. Sie stellt sicher, dass Personalkapazitäten präzise den richtigen Projekten zugeordnet werden, und liefert die Datenbasis für die automatisierten Umlageschlüssel im Ebenenmodell.

Ihre Vorteile:

• Einfache Zuordnung: Kostenträger lassen sich gezielt für die Zeiterfassung aktivieren und den jeweiligen Mitarbeitern zuordnen. So sieht jeder Anwender nur die Projekte, die für ihn relevant sind.
• Effiziente Erfassung durch Vorgaben: Um den Aufwand für die Wissenschaftler zu minimieren, können stammdatenseitig Soll-Vorgaben hinterlegt werden. Mitarbeiter können diese Standardwerte einfach übernehmen oder bei Abweichungen flexibel anpassen.
• Automatisierter Datenfluss: Die erfassten Stunden werden direkt in das System überführt und bilden die Grundlage für die Berechnung der Umlageschlüssel. Manuelle Berechnungen in Excel entfallen komplett.

Häufige Fragen:

• Wie zeitnah stehen die Daten für das Controlling zur Verfügung?
  Da die Zeiterfassung direkt in das System integriert ist, fließen die Daten unmittelbar in die KLR ein. Dies ermöglicht zeitnahes Monitoring und präzise Umlage der Gemeinkosten.

Neben Finanzdaten und Zeitaufwänden ist die Dokumentation wissenschaftlicher Ergebnisse (Outputs) entscheidend für die Leistungsbewertung und Berichterstattung eines Instituts. Unsere Lösung ermöglicht eine strukturierte Erfassung von Publikationen, Patenten und weiteren Leistungen.

Ihre Vorteile:

• Flexible Leistungsdefinition: Definieren Sie individuelle Leistungsarten wie Publikationen oder Vorträge. Jede Kategorie kann mit spezifischen Merkmalen und Attributen hinterlegt werden.
• Maximale Datenqualität: Vermeiden Sie unstrukturierte Freitexte. Durch den Einsatz von Pflichtfeldern und vordefinierten Auswahlmenüs (Dropdowns) stellen Sie sicher, dass alle Eingaben präzise, vergleichbar und für spätere Auswertungen verwertbar sind.
• Gewichtung und Scoring: Hinterlegen Sie für verschiedene Leistungen individuelle Gewichtungsfaktoren. So erhalten Sie nicht nur eine rein quantitative Zählung, sondern eine qualifizierte Bewertung Ihres wissenschaftlichen Outputs.

Häufige Fragen:

• Können die Leistungsdaten für jährliche Institutsberichte genutzt werden?
  Ja. Durch die strukturierte Erfassung lassen sich auf Knopfdruck aggregierte Listen und Statistiken über den gesamten wissenschaftlichen Output des Instituts oder einzelner Arbeitsgruppen generieren.
• Ist eine Verknüpfung mit Projekten möglich?
  Absolut, sogar verpflichtend. Jede erfasste Leistung muss mindestens einem Kostenträger oder Projekt zugeordnet werden, wodurch eine ganzheitliche Betrachtung von Ressourceneinsatz (Kosten/Zeit) und Ergebnis (Leistung) möglich wird.