Digitalisierungsprojekt an renommiertem Mainzer Institut

Im Rahmen einer Ausschreibung modernisierte xtero die Verwaltungsprozesse eines renommierten, international tätigen Forschungsinstituts in Mainz grundlegend. Ziel war es, alle administrativen Kernprozesse der Institution von Grund auf zu digitalisieren und zukunftssicher aufzustellen. Zum Einsatz kamen dabei leistungsstarke ERP- und DMS-Lösungen der HS – Hamburger Software sowie die Lösung xtend.Science von xtero.

Das Projektspektrum umfasst die vollständige Abbildung des Beschaffungszyklus: vom digitalen Bestellantrag über automatisierte Freigaben, Bestell- und Wareneingangserfassung bis zur digitalen Rechnungsverarbeitung. Alle Dokumente werden revisionssicher im zentralen DMS archiviert, inklusive eines Vertragsarchivs zur Fristenüberwachung. Zudem wurden die wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe erfolgreich integriert. Sämtliche Belegprozesse basieren auf modernen Standards, wodurch die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung nach EN 16931 konsequent und problemlos umgesetzt wurden. Sogar die Shop-Kassensysteme sind direkt an die zentrale Buchhaltung angebunden. Für maximale Transparenz sorgt die intelligente Datenaufbereitung. Die Buchungsdaten werden automatisiert ausgelesen und gezielt für die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) sowie die Etatverwaltung aufbereitet. Die Verantwortlichen behalten so jederzeit den exakten, tagesaktuellen Überblick über Planansätze, Mittelbindungen, Einnahmen und Ausgaben.

"Dank xtero profitiert das Institut nun von maximaler Finanztransparenz, schlanken Workflows und einer spürbaren Entlastung – ein perfektes Praxisbeispiel für gelungene digitale Transformation." Christian Sachse, xtero